El éxito de un evento depende casi al noventa y nueve por ciento de la organización. Como empresa organizadora de eventos sabemos lo importante que es tenerlo todo bajo control para que después las cosas fluyan con total normalidad. Hasta la improvisación ha de planificarse bien. Como proveedores de camisetas personalizadas conocemos también la importancia de la puntualidad, y del buen manejo de todos y cada uno de los detalles de una buena organizadora de eventos.
Para trabajar en este mercado requiere de ciertas característica o habilidades; entre ellas, ser hábil y eficaz para manejar todas las posibles situaciones, ingeniosa para aprovechar correctamente los recursos y el presupuesto. Y claro, muy positiva para soportar las eventualidades, pero no te preocupes ¡Lo lograremos! Excelente líder, y por supuesto, ser muy atenta y observadora del entorno en el que te manejas, sin olvidar nunca ser amable.
Este es un mercado saturado por competencia, debes velar por diferenciarte siempre. Estas características son primordiales, sin embargo te presento 10 claves de la buena organizadora de eventos para que sean perfectos:
Ten el objetivo claro
Es imperativo saber cuál es el objetivo del evento. Tienes que tener claro qué es lo que quieres conseguir, ya que no es lo mismo la fidelización de clientes que la captación o que la presentación de un determinado producto.
Valores de una Organizadora de Eventos
Es fundamental que sepas qué es lo que quieres transmitir en tu evento, la imagen que quieres trasladar, qué es lo que quieres que los asistentes piensen de ti, de tu empresa o de tu asociación.
Contactos son todo
Si hay una palabra clave además de organización, es contactos. Tienes que saber que los contactos son determinantes a la hora de tener éxito. Tener los mejores contactos augura tener los mejores expertos, proveedores, asesores, influenciadores, con los que puedas trabajar conjuntamente el la promoción y sobre todo el éxito de tu evento lo que te da como organizadora de eventos una nota de 10.
Detalles bajo control
Independientemente de lo multitudinario que quieras que sea tu evento, es muy importante que esté todo perfectamente controlado. Hasta el mínimo detalle. Siempre puede surgir algún imprevisto, pero cuando las cosas están bien planificadas se dispone de las técnicas y la habilidad para resolverlo.
La mejor experiencia
Un evento es una ocasión perfecta para que los asistentes disfruten de una buena experiencia, así que la innovación y el manejo de las emociones son dos pilares fundamentales.
Generar experiencias
Más allá de la memoria, en tu acto social tienes que entregar algo. El merchandising nos ofrece las soluciones perfectas para que tus asistentes se lleven consigo algo más que el recuerdo de la experiencia que han tenido. Como buena empresa «organizadora de eventos», sabemos lo importante que es ese detalle que entregas como broche final.
Estrategia clara
Una buena organizadora de eventos tiene definida con antelación cuál es la estrategia que seguirá en la organización del evento. Esto es primordial. La búsqueda de oradores, acuerdos con proveedores, contenidos del evento, tecnología…el catering service, hasta cómo se promocionará, y medirá los resultados. Además con una buena correcta estrategia te curaras en salud ante un eventual problema, siempre ten a mano un plan b.
La promoción y la comunicación
Una parte fundamental para que tu evento tenga éxito es la estrategia de comunicación que utilices para darte a conocer, para que capte la atención y para que venga la gente. Este tema como todos los demás se las trae, es importante trabajar de la mejor manera la promoción y comunicación de tu evento. Como he de recalcar la palabra, es muy importante, la creación de una página web con las especificaciones del evento. Lugar exacto, hora, itinerario, expositores, sería ideal que incluyas también a quienes va dirigido el evento y cuáles son sus ventajas. Envía invitaciones por email, sería genial si las segmentáras para que estas fueran más personalizadas, (¿dónde conocistes a estas personas, marketing, eventos, pymes?) Utiliza todas tus redes sociales para difundir tu evento, crea una página en facebook, habla con tus oradores y colaboradores para que te ayuden a promocionar tu evento en sus redes y blogs. El periódico nunca dejará de ser un excelente aliado. Aprovecha la ventaja de todas estas páginas clasificadas y de anuncios que son gratis, y si tienes disponible presupuesto, el mejor consejo, realiza campañas de difusión, si tienes redes sociales, pauta. 😉
Tecnologia
No olvides que la tecnología es parte fundamental esté 2018 para cualquier organizadora de eventos. La Inteligencia Artificial, la realidad virtual, el uso de apps y drones son parte de las estrategias que las marcas están aplicando a sus eventos. Las redes sociales, los smartphones y las tablets han dado origen a un nuevo concepto de comunicación que el sector de los eventos corporativos perfectos para mantener bajo control nuestros eventos, e innovar en creatividad y nuevas experiencias personales. Ejemplos de esto por mencionar algunos son:
- Los video mapping: proyecciones sobre superficies.
- Conferencias Streaming: La transmisión en directo del evento.
- Fogscreen: Proyectar imágenes en el aire sobre una especie de niebla densa. Robots o drones.
- Hologramas: Imágenes tridimensionales a través de la luz.
Resultados
Analizar tus resultados es esencial. Es fundamental para conocer los aspectos negativos y positivos del evento, y el impacto en la organización. Sin embargo gracias al uso del Big Data poco a poco las empresas van encaminadas al conocimiento de estos datos. Además el evento debe de tener un fin, que puede ser generar notoriedad de marca, networking, branding, generar contactos. Una vez finalizado debes analizar el ROI (Retorno de inversión) es un porcentaje que se calcula en función de la inversión y los beneficios obtenidos.
Ya lo sabes, ponte en marcha y trabaja duro 😉
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