Las ferias de negocios se caracterizan por reunir a miles de personas de distintos lugares del mundo en un mismo lugar y con un propósito en común, facilitar las relaciones comerciales entre empresas, usuarios y clientes.

Hoy en día, el estar presente en ferias nacionales e internacionales se ha convertido de vital importancia tanto para expositores como para visitantes, y es por eso que se considera una de las herramientas de comunicación y de promoción más relevantes dentro de la estrategia empresarial.

En los distintos recintos a lo largo de varias ciudades del mundo se desarrollan cientos de ferias cada mes, cumpliendo con temáticas que marcan tendencia a nivel mundial, un ejemplo es la alimentación, tecnología, construcción, moda, energía, seguridad, arte, entre otras.

Estands para eventos - PhotoShow
Exposición PhotoShow Roma 2012.

Las empresas buscan promocionar y posicionar la marca, la fidelización y recompra de clientes, así como también captar clientes potenciales y abrir nuevos mercados. El equipo de marketing y ventas debe realizar una planificación anual en donde selecciona la o las ferias de negocios en las que se presentarán, siempre tomando en cuenta el presupuesto y la estrategia.

Para determinar la feria en la que participaran las empresas analizan factores como la ubicación de la feria, la temática principal, los panelistas, el perfil de expositores, el perfil de visitantes y lo más importante el retorno sobre la inversión a realizar con relación a los recursos y el tiempo que obtendrán tras su participación.

¿Dónde exponer? ¿En Europa o América?

Europa y América, dos continentes, dos culturas, distintos ideales, miles de millones de habitantes, millares de eventos, centenares de recintos y organizadores de las más importantes ferias de negocio, son dos lugares en los que expositores y visitantes intercambian sus soluciones y necesidades al mostrar el producto o servicio.

Una clave para que este encuentro sea un éxito es la correcta y precisa selección de proveedores, en donde es necesario contratar constructores de stands, agencias de azafatas, agencias de catering, agencias de comunicación, y demás staff que permitirán que la participación en la feria de negocios tenga acogida.

Las ciudades de Europa en donde se realizan las ferias más importantes están en Alemania con Ambiente, Francia con Maison & Object, el Mobile World Congress en España, ICE en Reino Unido y en Holanda con IBC.

Estands para eventos - Volksvagen en el Mobile World Congress 2018
Estand de Volksvagen en el Mobile World Congress 2018 en Barcelona.

El evento en algunos casos se desarrolla a lo largo de toda la semana, durante cuatro ó cinco días, su periodicidad suele ser anual o bienal, y el recinto puede variar entre ciudades para cada edición.

Por otro lado, en América, se concentran las ferias de negocio más relevantes en Estados Unidos, en ciudades como New York, Boston, Atlanta, Los Ángeles, Miami, Las Vegas, Chicago y San Francisco. Ferias como CES Las Vegas o Fancy Food NY son el motor de su sector para el mercado internacional, aglutinando expositores de más de un centenar de países. La duración del evento suele ser de dos ó tres días, de viernes a domingo, por ejemplo, y su periodicidad es anual.

Exponer en América

En América, concretamente en Estados Unidos, los costos de mano de obra son altos y pueden llegar a ser inevitables. Los trabajadores de los recintos tienen un sindicato laboral en cada feria, y son estos trabajadores los encargados de regular, revisar, controlar y acompañar a lo largo del montaje y desmontaje del estand, y por ende, de todas las actividades que se requieren para la puesta a punta de la feria de negocios.

A pesar de que esta fuerza laboral puede llegar a ser un dolor de cabeza y retrasar la puesta a punta del evento es de gran ayuda ya que elimina el riesgo actividades indebidas o maniobras incorrectas.

Estands para eventos - Estand de Spiderman en E3
El E3 (Electronic Entertainment Expo) se celebra todos los años en Los Angeles.

A su vez la presencia de los sindicatos obliga a que los expositores contraten su espacio para la feria de negocios con prácticamente todos los servicios incluyendo adecuaciones eléctricas, plomería, limpieza, seguridad y en algunos casos hasta servicios de alimentación.

Sabemos que el transporte y almacenaje de mobiliario, accesorios o productos es requerido por algunos expositores, y es otra fuente de ingreso para los organizadores de la feria, ya que todos los envíos deben ser entregados y realizados por la empresa oficial de transporte de carga de la feria, generando costos adicionales para los expositores.

Solo un estand no es suficiente, he aquí 10 ideas para elevar tu evento a nivel WOW.

Exponer en Europa

En Europa existe más libertad a la hora de elegir los servicios adicionales existentes en la feria, por lo que la contratación de un espacio del estand puede ser menos costosa que en América.

Por lo general los expositores contratan a una agencia de comunicación que se encarga de la organización de la participación de la feria, esta agencia realiza el diseño de estand y busca a un constructor de estand para la elaboración, a su vez subcontrata los servicios de catering y azafatas dependiendo del presupuesto y las necesidades del estand.

También existen varios casos en los que los expositores buscan cotizaciones de cada uno de los servicios que requieren para su exhibición y para ello cierran con diferentes proveedores, minimizando así los costos. Los proveedores al ofertar los servicios tienen un alcance mucho más amplio ya que, entre ciudades europeas las distancias son más cortas, y se puede reducir costos de transporte y almacenamiento.

Hombres de negocio en el Foro de Energía 2017 en San Petersburgo.

Para aprovechar al máximo la exposición de la feria es de suma importancia que las empresas expositoras tomen en cuenta la imagen que proyectan en su estand, porque dependerá en un gran porcentaje su presentación para incrementar el número de visitantes.

Se sugiere contar con un empleado o promotor capacitado que sea capaz de informar a los visitantes de tal manera que se conviertan en un lead de calidad para una posible venta, esté promotor estará encargado de representar a la marca frente a los visitantes.

Es por ello que en ambos casos el diseño del estand es uno de los factores más importantes en la feria de negocios, hay infinita cantidad de diseños y tamaños de estand, sin embargo una diferencia a recalcar es que en América es común construir los estands a ras del piso y no con tarima, principalmente por las medidas de seguridad.

Conclusión

La visita de los extranjeros que asisten a la feria de negocios genera una oportunidad para los negocios de las ciudades en donde se encuentra el recinto ya que pueden aprovechar la estadía para brindar sus servicios de hospedaje, alimentación y transporte, así como también mostrar la cultura, la historia y otros atractivos turísticos que permitan dar a conocer lo que tiene la ciudad.

Si existen mercados por explorar, sin duda exponer o visitar una feria en uno de estos dos continentes es una excelente elección para posicionar la marca, adquirir nuevos conocimientos, desarrollar habilidades y exponer al mundo lo que la empresa ha desarrollado.

Busca la feria de negocios más importante para posicionar tu marca y prepara tu estand con los mejores diseñadores y constructores de estand acompañados por las más fiables agencias de azafatas y catering.


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