Los organizadores de eventos están especializados precisamente en eso y son grandes entendidos. Pero hay cada vez más casos de otros profesionales como brand managers o perfiles de marketing que también tienen que hacer este trabajo de organizar eventos. Cualquiera de los dos casos, puede llegar a ser una tarea abrumadora y complicada si no se cuenta con la antelación, las herramientas y los conocimientos necesarios.
Por eso mismo, en Printsome hemos creado el post que va a facilitarte la vida si tienes que organizar eventos (profesionales o multitudinarios). Hemos conseguido las claves para hacer el proceso más sencillo y rápido, porque no dedicas todo tu tiempo a un evento concreto y tampoco puedes duplicarte, ¿verdad?
¿Cómo lo hemos logrado? Te lo contamos. Si eres organizador de eventos o un profesional que lo lleva a cabo, ya sabes perfectamente los pasos y cómo hacerlo, pero puede que en un momento dado alguna de estas etapas se te haga especialmente cuesta arriba o acabe siendo un engorro. Por eso, siguiendo el orden, te presentamos una App para eventos que puede ayudarte en cada paso. Solamente tienes que buscar la parte que más te cuesta, ¡y dejarte ayudar por la tecnología!
Herramientas para organizar eventos
Para empezar a organizar un evento, el primer paso es tener claro el objetivo de la reunión y a quién va dirigido. A partir de esta base, se sabe cómo hay que organizarlo para conseguir lo que queremos y las características que debe tener para que los invitados estén a gusto. Otro aspecto importante es el presupuesto del que dispones para los gastos. Desgraciadamente, sin un poco de dinero es difícil hacer cualquier cosa.
Es el momento de decidir la hora y el lugar en el que se va a celebrar, una de las partes que pueden ser más agotadoras. Es difícil escoger un día y hora concretos porque la gente tiene horarios diferentes, nadie se pone de acuerdo en cuándo les va bien o van surgiendo imprevistos.
Doodle
¡Doodle acaba con estos dolores de cabeza! Esta app para organizar eventos sincroniza múltiples calendarios como Gmail, Outlook o Yahoo para que aparezcan todas las tareas en un mismo sitio. Permite compartir este calendario con otros usuarios, así que se puede ver muy fácilmente cuándo está disponible la gente y acordar una hora que vaya bien a todos. Además, se puede programar el evento desde la misma aplicación para que se fije en el calendario. En la captura siguiente puedes ver un ejemplo de cómo aparece cuando quieres buscar un hueco libre.
Una vez el evento está definido, llega la etapa de pensar en el marketing y la publicidad, para promocionarlo y que el público que queremos se entere de que se va a realizar. Esta es una de las partes más importantes y en las que más se debe trabajar, ya que una buena promoción da una muy buena imagen de los organizadores. Además, ¡si nadie se entera, nadie va a venir!
Buffer
Estar pendiente de hacer las publicaciones cada vez en las diferentes redes sociales es un rollo y quita mucho tiempo. Por eso, al momento de organizar eventos Buffer te puede ayudar, esta aplicación se utiliza para programar mensajes y publicaciones en Twitter, Pinterest, Linkedin, Facebook, Instagram y Google+, ¡todo desde la misma App! Hay que tener en cuenta que la versión gratuita incluye a una cuenta por plataforma y permite tener un máximo de 10 publicaciones programadas.
La forma de pago, en cambio, deja tener 10 cuentas y 100 publicaciones con un coste de 8,40€ al mes. A continuación tienes una vista previa.
Hootsuite
Hootsuite, por su lado, también es para programar publicaciones en las principales redes sociales, pero tiene tres diferencias con la App para eventos anterior.
1- En la versión gratuita se pueden tener un máximo de 5 redes establecidas, aunque en principio es suficiente
2- Permite hacer el seguimiento del muro, interacciones de los internautas y de los grupos a los que estás unido
3- Se puede programar la publicación de forma manual o automática. Con esta última, la app explora cuáles son las mejores horas para publicar y en ese tiempo pone los mensajes.
Así se ve Hootsuite:
Printsome
Por otro lado, una gran herramienta de márketing es que todos los miembros de la organización o empresa que trabaja en el evento lleven un uniforme corporativo para identificarlos del resto de invitados. Para conseguirlo no te hace falta ninguna aplicación, ¡sino que nos tienes a nosotros! Printsome es una empresa líder en la estampación de uniformes, camisetas, sudaderas y otras prendas personalizadas en grandes cantidades. Así que, si lo que buscas es organizar eventos, ten en cuenta que tienes nuestro servicio disponible con atención personalizada si quieres dar una buena imagen a tus clientes. Y para no ser menos, también te enseñamos cómo se ve nuestra página principal.
Asana
Después de esto, es importante tener reuniones periódicas para asignar y coordinar el trabajo de cada uno, relacionado con el de los demás. El hecho de que todo el mundo sepa lo que tiene que hacer y en qué momento, ayuda mucho a la hora de la organización y a no tener contratiempos. Para que todo esto quede bien claro, te enseñamos dos herramientas para organizar eventos de gran ayuda, que además se complementan entre ellas.
Asana tiene como función principal incluir a los integrantes del grupo y asignar tareas específicas a cada uno. También ofrece la posibilidad de establecer fechas límite y horarios, para tener los tiempos controlados. Finalmente, puedes establecer las tareas diarias y la prioridad de cada trabajo. La imagen siguiente es el aspecto de la App.
Slack
Slack, por su parte, sirve para que los integrantes del trabajo se comuniquen de forma sencilla. De esta forma, se pueden crear conversaciones individuales en grupo, y estos pueden ser públicos (para todos los trabajadores) o privados (para temas o departamentos concretos). Tiene la ventaja de que se pueden compartir enlaces, archivos o poner reacciones a los comentarios de cada uno. En Printsome utilizamos esta App para que todos sepamos todo, ¡así que te aseguramos que funciona!
Wunderlist
Si has conseguido llegar hasta aquí sano y salvo, ¡tienes el evento controlado! Aún así, no puedes olvidarte de preparar todas las cosas materiales que pueden ser necesarias. Por ejemplo, mesas y sillas, carpetas, identificaciones, etc. Para no olvidarte de nada, tienes Wunderlist. Esta App es un gestor de tareas inteligente para crear listas con todo lo que tenemos que hacer y preparar. Lo más destacado es que se puede compartir la lista con otras personas, que pueden editar o añadir tareas.
Party Mixer
Todo evento que se precie tiene que tener un poco de diversión dentro de la seriedad para que sea ameno. Para ello, puedes utilizar las aplicaciones clásicas de listas de música como Spotify o iTunes, que funcionan muy bien. Pero si quieres ir un poco más allá, Party Mixer es la solución.
La gracia es que a partir de las listas de música que tienes, puedes reproducir y entrelazar dos pistas a la vez. Para que se mezclen perfectamente, puedes modificar el tono de las canciones. Y si no eres muy hábil como DJ, puedes utilizar la función Auto DJ, con la que puedes crear, abrir o guardar listas de reproducción para que la aplicación las mezcle automáticamente.
Canal Cocina
En el caso de ser un evento considerablemente largo, puede ser necesario incluir algún tipo de comida y bebida para la comodidad de los invitados. Sí, también tenemos solución para eso.
En la App del popular canal de TV Canal Cocina tienes más de 21.000 propuestas donde escoger, y hay más de 2.000 vídeos para que las veas en directo. De hecho, hay recetas para todos los paladares: desde las preparaciones más exquisitas a las más sencillas. Además, puedes compartir con otros usuarios las creaciones gastronómicas. Te enseñamos tres ejemplos de opciones de la aplicación.
Cocktail Flow
En el caso de las bebidas, puede que te decantes por las opciones más tradicionales, o que quieras sorprender con creaciones de cocktails innovadores. Si eres de los más atrevidos, Cocktail Flow es tu aplicación. Es una herramienta útil para organizar eventos, porque se puede buscar por los más populares, por el tipo de cóctel, por la bebida principal, la fuerza, según el país de origen, según color, humor y estilo, los más adecuados para cada celebración y batidos de fruta. Y por si fuera poco, crea nuevas mezclas con los ingredientes que tengas disponibles en el momento.
Attendium
Ha llegado la hora de centrarnos específicamente en los invitados. Tener la lista completa, invitaciones, confirmaciones y demás puede llegar a ser un gran lío, pero no puedes cometer ningún despiste y dejarte a alguien.
Por eso, Attendium convierte la lista de contactos en un archivo digital para hacerlo todo automático. Así, se puede escoger a los invitados desde diferentes sitios como Facebook, email o diferentes webs y enviar las invitaciones; permite ver a quién le ha llegado y a quién no. Esta es la forma como se ve la App.
Bizzabo
Si tienes que crear entradas para la gente que asista a tu evento, o necesitas notificaciones y recordatorios, llega Bizzabo para hacértelo más fácil. Además, tiene una función de análisis para ver qué cosas han tenido éxito en las entradas y cuáles no, para mejorarlo en las próximas ocasiones.
Ticketea Checkpoint
En el momento de inicio del evento, estas entradas que has creado tienen que validarse para tener un registro de los asistentes. Ticketea Ckeckpoint es una App sencilla para validar las entradas y controlar el acceso al recinto. Escaneas el código QR de la entrada, tanto en papel como en formato móvil. También tiene la opción de incluir la lista de invitados, así que si alguien pierde la entrada, puedes hacer el check-in buscando por nombre. Perfecto para los más despistados, ¿verdad?
Y es que como se actualiza en tiempo real, evita el fraude y que nadie pueda entrar dos veces con la misma entrada. Finalmente, al acabar el evento ofrece un análisis con las cifras de asistencia. ¿Podría ser más completa?
Y para acabar con el artículo, recordaros que aunque estas herramientas son increíblemente útiles y pueden ser de gran ayuda, ¡siempre hay que supervisar el trabajo automático y tener un plan B para todo! Ya lo dice el popular dicho: “Más vale prevenir que curar”.
Texto original: Anna Vázquez
Ilustraciones: Natasja Van Dinther
Printsome es una agencia especializada en la impresión de camisetas personalizadas en Barcelona que desde su sede realiza envíos a Madrid, Valencia y el resto del territorio español. Así que si lo que buscas son camisetas para eventos y un servicio de calidad, ya sabes a quien llamar.
