Cómo rentabilizar el presupuesto de un evento

Presupuesto para eventos

Los eventos son uno de los recursos más cotizados por las empresas para presentar su producto o servicio y conocer personalmente a sus clientes (o potenciales clientes).

Cada evento, en función del objetivo por el que se está organizando, tiene sus particularidades. Algunos producen merchandising como camisetas personalizadas, otros quieren llamar la atención con ubicaciones originales y algunos se concentran en los invitados especiales.

Pero no importa de que manera decidan llamar la atención,  lo que tienen todos en común es la necesidad de rentabilizar un presupuesto. Y en este post te contamos las claves para conseguirlo:

Tener un plan de organización minuto a minuto

La base para lograr que un evento salga como queremos es preparar un plan de organización teniendo en cuenta absolutamente todos los detalles. Es importante que sea un documento escrito, para poder revisarlo cuando queramos, adaptarlo si cambian las circunstancias y compartirlo con quien sea necesario.

Una forma eficaz de elaborarlo es repasar todos los momentos del acto de principio a fin. Por ejemplo, lista de asistentes y taquillas de entrada, espacio, decoración, catering, música… de esta forma, saldrán a la luz todos los aspectos que debemos planificar con antelación. A pesar de que esté perfectamente organizado, debemos ser conscientes de que casi siempre salen imprevistos, pero esta hoja de ruta nos ayudará a estar preparados para superarlos.

Preparar un presupuesto – lo más detallado posible

La forma infalible para rentabilizar el presupuesto de un evento es precisamente preparar esta parte de la organización a consciencia. En este punto del documento se deben tener en cuenta los costes fijos, tales como el alquiler de la localización, el pago a trabajadores y proveedores o los recursos básicos (agua, luz…); y los costes variables, como los elementos decorativos o la impresión de cartelería según el número de asistentes. A parte de eso, es conveniente reservar una partida extra para los imprevistos. Puede que no surja ninguno, pero también es probable que cualquier situación inesperada nos desmonte la inversión y disminuyan los beneficios.

El presupuesto se debe adaptar al evento y también a la inversa, para que todos los elementos que se contratan sean acordes con el dinero invertido. Una buena forma de rentabilizar y disminuir los costes es buscar alianzas con partners, socios, patrocinadores u otras fórmulas para reducir la inversión, a pesar de tener que compartir el protagonismo con otras empresas.

Como rentabilizar el presupuesto de un evento.
Una buena forma de rentabilizar y disminuir los costes es buscar alianzas con partners, socios, patrocinadores u otras fórmulas para reducir la inversión.

Los trabajadores deben trabajar al unísono

En relación al punto anterior sobre la elaboración del presupuesto, es importante que todos los organizadores, si es que hay más de uno, tengan claro qué partidas existen y cuánto dinero se destina a cada una de ellas. En el caso de los colabores o proveedores, es suficiente con ponerse de acuerdo en los productos contratados y el dinero que se paga por ellos, para evitar confusiones tardías.

Si nos fijamos más concretamente en los eventos de dimensiones medias o masivos, lo más probable es que varias personas trabajen en la organización del acto. En este caso, lo más conveniente es designar unos responsables, que sean los encargados de aprobar todos los presupuestos y gestionar el dinero. Así, evitamos la descoordinación entre equipos y los problemas que puede acarrear que todo el mundo pueda tocar la cuenta del banco.

Tener una lista de prioridades

Ya que en este punto estamos mentalizados de que va a surgir cualquier tipo de situación inesperada, una forma inteligente para no perder el control del presupuesto es crear de antemano una lista de prioridades. En ella, debemos incluir los aspectos que necesariamente hay que cubrir en el evento y los que no queremos hacernos cargo bajo ningún concepto. En momentos de presión y desconcierto, es muy útil recordar la base y no perder la cabeza con soluciones de las que después nos arrepentiremos.

¿Algunas vez te has preguntado cuáles son las diferencias de exponer entre EEUU y Europa? En el siguiente blog post te lo explicamos.

Elaborar un plan de medios

Cualquier evento, independientemente de las dimensiones y de la finalidad que tenga, tiene como principal objetivo tener visibilidad y repercusión. Este ‘bombo’ se puede conseguir mediante la publicación de contenido en redes sociales, la publicidad, la aparición en medios de comunicación o cualquier otro tipo de forma de comunicación. En cualquier caso, es un punto que se debe contemplar en el presupuesto.

Por un lado, es obvio si vamos a invertir dinero en ello, como es el caso de la publicidad pagada la contratación de espacios en los medios. Pero aunque sean recursos gratuitos para conseguir tráfico orgánico o llegar a más personas de una forma natural, se necesita personal para preparar el contenido, lo que también se debe tener en cuenta en el presupuesto.

Para optimizar los esfuerzos y los recursos, existen herramientas digitales como Google Analytics para que las empresas comprueben desde dónde les llega el tráfico a sus páginas, las interacciones que tiene el público y los puntos fuertes y débiles de la estrategia online. Así, se puede definir con más precisión en qué estrategias es inteligente destinar una partida del presupuesto y en cuáles no.

Dividir y delegar el trabajo

Otra de las cosas que se deben aceptar en el proceso de organizar un evento es que una persona no puede estar en todos los lugares a la vez, por mucho que se quiera tener todo controlado. Intentar llegar a todo solamente hará que aumente el estrés, el nerviosismo y se pierda el control, llegando a dejar de lado la importancia del presupuesto.

Es fundamental organizar el trabajo en el equipo humano, ser capaz de delegar responsabilidades en gente de confianza para optimizar el tiempo y los recursos. Eso sí, con máxima coordinación entre todos. Para conseguirlo, existen varias aplicaciones o herramientas para crear listas de tareas en un timeline, como Asana o Evernote.

Como rentabilizar el presupuesto de un evento.
Las herramientas digitales permiten programar ciertas tareas para así administrar mejor nuestro tiempo.

Automatizar las tareas manuales

Dentro del trabajo que delegamos entre los organizadores, seguro que hay tareas que antes hacíamos a mano y ahora se pueden digitalizar. Las más comunes son el envío de correos electrónicos o la publicación de contenido en redes sociales o soportes digitales, que ya es posible programarlas con aplicaciones como Hootsuite.

Esto no significa perder el control o dejar de prestar atención a estos canales, sino utilizar las ayudas que nos brinda el mundo digital para distribuir mejor el tiempo. Son tareas que se pueden programar antes del evento, evitando tener que hacerlas a toda prisa, y que también hay que tenerlas en cuenta en el presupuesto por los recursos humanos, y por si requieren de algún tipo de inversión económica.

Analizar el rendimiento del evento

Después de haber finalizado el evento, es hora de la prueba de fuego: analizar el rendimiento de este. Se trata de hacer un cálculo detallado de todos los gastos que ha supuesto el acto, tanto previstos como imprevistos, y compararlos con los ingresos que se reportarán. En definitiva, calcular el retorno de la inversión es la forma más fiable de darnos cuenta si el evento ha sido capaz de rentabilizar la inversión.


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